А почему Вы решили, что материалы пропали? Вы искали подрядчика? Есть тому документальное подтверждение? Вы писали заявление в милицию о пропаже? Вы подавали на них в суд с требованием возврата материалов или компенсации их стоимости?
Собственно говоря, эти материалы и являются документами, на основании которых Вы и можете оформить пропажу.